Case Study – Lewiatan. Od optymalizacji do oszczędności.

| audyt

Case Study – Lewiatan. Od optymalizacji do oszczędności.

Lewiatan to jedna z największych sieci handlowych w Polsce, która łączy ogólnokrajową skalę działania z elastycznością na poziomie poszczególnych regionów. Dzięki takiemu modelowi, sklepy czy sieci sklepów mogą podejmować samodzielne decyzje zakupowe i wprowadzać spersonalizowane rozwiązania dopasowane do swoich potrzeb, w taki sposób, by zwiększać efektywność operacyjną i lepiej zarządzać zasobami.

Wyzwania klienta

Sieć sklepów Lewiatan z obsługiwanego przez nas regionu dążyła do optymalizacji procesów związanych z zakupem środków czystości i higieny dla swoich dziewięciu placówek. Głównymi celami były: kontrola nad wydatkami, dopasowanie asortymentu do specyfiki każdej placówki oraz poprawa zarządzania zapasami, co miało usprawnić operacje logistyczne i zapewnić lepszą efektywność.
Dotychczas każdy sklep realizował zamówienia indywidualnie, przekazując je do jednej osoby, która w ich imieniu składała zamówienie. Utrudniało to pełny wgląd w budżety i prowadziło do przypadkowości w wyborze produktów. Lewiatan poszukiwał rozwiązania, które nie tylko uporządkowało by te procesy, ale pozwoliłoby na ich kompleksową optymalizację.

"Wszystko zaczęło się od zwykłego zamówienia w Intermalu. Podczas rozmowy Krzysztof Sokół, Dyrektor Handlowy zaproponował audyt i szczegółową analizę procesu utrzymania czystości w naszych sklepach. Dyskutowaliśmy o możliwościach i opcjach usprawnienia procesu składania zamówień przy jednoczesnej redukcji kosztów. Zależało nam także na możliwości monitorowania stanów magazynowych, samych zamówień i przede wszystkim odciążenia osoby, która do tej pory musiała koordynować wszystkie zamówienia dla dziewięciu placówek. Pomysł audytu, który miał usprawnić te obszary brzmiał ambitnie, może nawet nierealnie. Postanowiliśmy zaufać... I to była bardzo dobra decyzja."

Kierownik jednej z placówek

Wprowadzone rozwiązania

Prace nad optymalizacją procesów zakupowych przeprowadziliśmy etapowo, koncentrując się kolejno na poszczególnych obszarach: doborze i ujednoliceniu asortymentu dla całej sieci, centralizacji zamówień, przeszkoleniu personelu w zakresie zaproponowanych rozwiązań oraz wynikających z nich zmian sposobu zarządzania chemią i procedurami.

System Promax

Pierwszym etapem zmian było wdrożenie systemu Promax – platformy B2B, która umożliwia centralizację zamówień przy jednoczesnym zachowaniu samodzielności poszczególnych placówek, które realizują zakupy we własnym tempie, ale na ustalonych dla całej sieci zasadach. Tym sposobem sieć zarządzająca 9 sklepami ma pełen wgląd w budżety, ceny, stany zamówień, sklepy natomiast działają według jasnego planu zakupowego, który eliminuje konieczność ciągłego poszukiwania dostawców, produktów i negocjację cen na własną rękę.

Dobór środków czystości

Brak spójności w doborze produktów i środków czystości w całej sieci prowadził do trudności w przewidywaniu skuteczności ich działania, co z kolei generowało dodatkowe koszty wynikające z nadmiernego zużycia, różnic w cenach u dostawców, a także konieczności częstszego uzupełniania zapasów i marnowania niewłaściwie dobranych preparatów.
Analiza wyników audytu pozwoliła nam dokładnie zrozumieć potrzeby sieci Lewiatan i na tej podstawie przeprowadzić selekcję produktów. W trakcie projektu przetestowaliśmy skuteczność różnych środków, wprowadziliśmy niezbędne modyfikacje, dostosowując je do specyfiki poszczególnych sklepów. Dobrane zostały właściwe środki czystości w optymalnych stężeń, do których dochodziliśmy metodą prób i błędów. Dzięki ścisłej współpracy udało nam się wspólnie dopasować rozwiązania do indywidualnych potrzeb każdego sklepu.

Morze detergentów zastąpiliśmy czterema wysokoskoncentrowanymi preparatami do użytku profesjonalnego, które w pełni odpowiadają wymaganiom utrzymania czystości w sklepach sieci Lewiatan.

Szkolenie pracowników

Przeprowadzenie szkoleń było najważniejszym krokiem w dokonującej się zmianie, bo czynnik ludzki odgrywa tu kluczową rolę. Wdrożyliśmy pracowników w zasady działania systemu Promax, pokazaliśmy, jak efektywnie korzystać z nowych, profesjonalnych środków czystości, które rządzą się zupełnie innymi prawami niż ogólnodostępne na rynku detergenty. Skoordynowaliśmy każdy element z planem higieny, który ułatwiał pracownikom przeprowadzanie prac czystościowych według jednego ustalonego dla wszystkich wzorca. Na pewno z punktu widzenia rutyny była to duża i wymagająca dyscypliny zmiana, ale….

"Byłem sceptyczny, ale dość szybko okazało się, że to naprawdę działa i oszczędza nam mnóstwo czasu i pieniędzy. Na początku podchodziliśmy do zmian z rezerwą, zwłaszcza jeśli chodzi o nowe produkty. Przykład ręczników papierowych był dla nas chyba najbardziej zaskakujący – choć mają mniejszy nawój, ich cena jest czterokrotnie niższa a efektywność w codziennym użytkowaniu w pełni zaspokaja potrzeby. Nie spodziewaliśmy się, że tak prosta zmiana może przynieść tak duże oszczędności. To tylko jeden z przykładów, który pokazuje, jak ważne są dobrze dobrane rozwiązania. Nie zostawiono nas samych sobie, na bieżąco pytaliśmy, uczyliśmy się na własnych błędach i systematycznie przestawialiśmy się na nowy model pracy. Intermal na każdym kroku towarzyszył nam w tym wszystkim ”

Kierownik jednej z placówek

Rezultaty

Wprowadzone zmiany w sieci sklepów Lewiatan przyniosły znaczące korzyści zarówno pod względem operacyjnym, jak i finansowym.
  • 30-40% oszczędności na środkach czystości i higieny dzięki ujednoliceniu asortymentu i zastosowaniu profesjonalnych, wysokoskoncentrowanych preparatów.

  • Centralizacja zamówień jako skuteczny i przejrzysty proces dzięki wdrożeniu systemu Promax, co umożliwiło pełną kontrolę nad budżetami i zapasami.

  • Przeszkolenie zespołu w zakresie obsługi systemu i stosowania nowych produktów, co wpłynęło na wzrost efektywności pracy i standaryzację procedur.

  • Plan higieny – Usprawnienie zarządzania poprzez wprowadzenie planu higieny, który zminimalizował błędy i poprawił organizację działań operacyjnych.

Opinia klienta

W opinii klienta rezultat audytu oraz wynikających z niego optymalizacji przyniósł oczekiwane korzyści w postaci znacznej redukcji kosztów i lepszej organizacji procesów zakupowych. Centralizacja zamówień, ujednolicenie produktów oraz wprowadzenie jasnych procedur pozwoliły na poprawę efektywności operacyjnej w całej sieci. Klient podkreśla, że te działania stworzyły solidne podstawy do dalszego rozwoju, a plany obejmujące wdrożenie systemu Promax w nowo otwieranych sklepach oraz zakup maszyn sprzątających zapowiadają kolejne usprawnienia i oszczędności.

Polecane produkty

Pojemnik LUNCH BOX wielorazowy XPP MONO

Pojemnik LUNCH BOX wielorazowy XPP DUO

Pojemnik LUNCH BOX wielorazowy XPP TRIO

Dowiedz się, jak analogiczny audyt może odmienić finanse Twojej firmy!
Umów się na konsultację – przeanalizujemy Twoją sytuację i pokażemy, jak osiągnąć założone cele.

Zespół intermal.pl

Zobacz także

EPS vs. XPP od 6G GROUP

EPS vs. XPP od 6G GROUP

Co sprawia, że opakowania XPP od 6G stają się nowym standardem w gastronomii i zdecydowanie przewyższają EPS (spieniony styropian) w każdej…

Funkcjonalności opakowań 6G w gastronomii

Funkcjonalności opakowań 6G w gastronomii

W branży opakowań jednorazowych przełom technologiczny stał się rzeczywistością, napędzaną przez rosnące wymagania ekologiczne oraz coraz bardziej restrykcyjne regulacje prawne. Innowacyjne…

Sprytnie zapakowane

Sprytnie zapakowane

Torby zgrzewalne to nie tylko bezpieczniejsze opakowania, ale także większa efektywność pracy. Odkryj, jak automatyzacja procesu pakowania może usprawnić codzienną działalność…