Case Study – Lewiatan. Od optymalizacji do oszczędności

Lewiatan to jedna z największych sieci handlowych w Polsce, która łączy ogólnokrajową skalę działania z elastycznością na poziomie poszczególnych regionów. Dzięki takiemu modelowi, sklepy czy sieci sklepów mogą podejmować samodzielne decyzje zakupowe i wprowadzać spersonalizowane rozwiązania dopasowane do swoich potrzeb, w taki sposób, by zwiększać efektywność operacyjną i lepiej zarządzać zasobami.

Wyzwania klienta

Sieć sklepów Lewiatan z obsługiwanego przez nas regionu dążyła do optymalizacji procesów związanych z zakupem środków czystości i higieny dla swoich dziewięciu placówek. Głównymi celami były: kontrola nad wydatkami, dopasowanie asortymentu do specyfiki każdej placówki oraz poprawa zarządzania zapasami, co miało usprawnić operacje logistyczne i zapewnić lepszą efektywność.

Dotychczas każdy sklep realizował zamówienia indywidualnie, przekazując je do jednej osoby, która w ich imieniu składała zamówienie. Utrudniało to pełny wgląd w budżety i prowadziło do przypadkowości w wyborze produktów. Lewiatan poszukiwał rozwiązania, które nie tylko uporządkowało by te procesy, ale pozwoliłoby na ich kompleksową optymalizację.

Wprowadzone rozwiązania

Prace nad optymalizacją procesów zakupowych przeprowadziliśmy etapowo, koncentrując się kolejno na poszczególnych obszarach: doborze i ujednoliceniu asortymentu dla całej sieci, centralizacji zamówień, przeszkoleniu personelu w zakresie zaproponowanych rozwiązań oraz wynikających z nich zmian sposobu zarządzania chemią i procedurami.

Platforma zakupowa

Pierwszym etapem zmian było wdrożenie zakupów poprzez platformę B2B, która umożliwia centralizację zamówień przy jednoczesnym zachowaniu samodzielności poszczególnych placówek, które realizują zakupy we własnym tempie, ale na ustalonych dla całej sieci zasadach. Tym sposobem sieć zarządzająca 9 sklepami ma pełen wgląd w budżety, ceny, stany zamówień, sklepy natomiast działają według jasnego planu zakupowego, który eliminuje konieczność ciągłego poszukiwania dostawców, produktów i negocjację cen na własną rękę.

Dobór środków czystości

Brak spójności w doborze produktów i środków czystości w całej sieci prowadził do trudności w przewidywaniu skuteczności ich działania, co z kolei generowało dodatkowe koszty wynikające z nadmiernego zużycia, różnic w cenach u dostawców, a także konieczności częstszego uzupełniania zapasów i marnowania niewłaściwie dobranych preparatów.
Analiza wyników audytu pozwoliła nam dokładnie zrozumieć potrzeby sieci Lewiatan i na tej podstawie przeprowadzić selekcję produktów. W trakcie projektu przetestowaliśmy skuteczność różnych środków, wprowadziliśmy niezbędne modyfikacje, dostosowując je do specyfiki poszczególnych sklepów. Dobrane zostały właściwe środki czystości w optymalnych stężeń, do których dochodziliśmy metodą prób i błędów. Dzięki ścisłej współpracy udało nam się wspólnie dopasować rozwiązania do indywidualnych potrzeb każdego sklepu.

Morze detergentów zastąpiliśmy czterema wysokoskoncentrowanymi preparatami do użytku profesjonalnego, które w pełni odpowiadają wymaganiom utrzymania czystości w sklepach sieci Lewiatan.

Szkolenie pracowników

Przeprowadzenie szkoleń było najważniejszym krokiem w dokonującej się zmianie, bo czynnik ludzki odgrywa tu kluczową rolę. Wdrożyliśmy pracowników w zasady działania systemu Promax, pokazaliśmy, jak efektywnie korzystać z nowych, profesjonalnych środków czystości, które rządzą się zupełnie innymi prawami niż ogólnodostępne na rynku detergenty. Skoordynowaliśmy każdy element z planem higieny, który ułatwiał pracownikom przeprowadzanie prac czystościowych według jednego ustalonego dla wszystkich wzorca. Na pewno z punktu widzenia rutyny była to duża i wymagająca dyscypliny zmiana, ale…

Rezultaty

Wprowadzone zmiany w sieci sklepów Lewiatan przyniosły znaczące korzyści zarówno pod względem operacyjnym, jak i finansowym.

• 30-40% oszczędności na środkach czystości i higieny dzięki ujednoliceniu asortymentu i zastosowaniu profesjonalnych, wysokoskoncentrowanych preparatów.
• Centralizacja zamówień jako skuteczny i przejrzysty proces dzięki wykorzystaniu platformy B2B, co umożliwiło pełną kontrolę nad budżetami i zapasami.
• Przeszkolenie zespołu w zakresie obsługi systemu i stosowania nowych produktów, co wpłynęło na wzrost efektywności pracy i standaryzację procedur.
• Plan higieny – usprawnienie zarządzania poprzez wprowadzenie planu higieny, który zminimalizował błędy i poprawił organizację działań operacyjnych.

Opinia klienta

W opinii klienta rezultat audytu oraz wynikających z niego optymalizacji przyniósł oczekiwane korzyści w postaci znacznej redukcji kosztów i lepszej organizacji procesów zakupowych. Centralizacja zamówień, ujednolicenie produktów oraz wprowadzenie jasnych procedur pozwoliły na poprawę efektywności operacyjnej w całej sieci. Klient podkreśla, że te działania stworzyły solidne podstawy do dalszego rozwoju, a plany obejmujące wdrożenie systemu Promax w nowo otwieranych sklepach oraz zakup maszyn sprzątających zapowiadają kolejne usprawnienia i oszczędności.

Dowiedz się, jak analogiczna Analiza 360 może odmienić finanse Twojej firmy!

Umów się na konsultację – przeanalizujemy Twoją sytuację i pokażemy, jak osiągnąć założone cele.

Zespół intermal.pl